POR QUANTO TEMPO GUARDAR DOCUMENTOS

TABELAS

Federal Trabalhista e Previdencirio
Tipos de Documentos	Prazo de Guarda pela Empresa	nicio da Contagem	Amparo Legal
- Acordo de compensao de horas	5 anos	Retroativo data da extino do contrato de trabalho	Inciso XXIX.art.7 CF, art. 11CLT
-Acordo de prorrogao de horas	5 anos	Retroativo data da extino do contrato de trabalho	Inciso XXIX.art.7 CF, art. 11CLT
- Atestado de Sade Ocupacional	Tempo de validade		Item 7.4.5 Poraria SSST n 24/94
- CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados	36 meses	Primeiro dia do exerccio seguinte	Par 2 art 1, Port. MTb n 194/95
- Carta com Pedidos de Demisso	5 anos	Retroativo data de extino do contrato de trabalho
- CAT - Comunicao de Acidente do Trabalho	10 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte	ART.32 E 45 LEI 8.212/91
- CIPA - Comisso Interna de Preveno de Acidentes - livros de atas	5 anos	Prximo processo eleitoral	Item 5.40 Port. MTb n3.214/78
- CIPA - Comisso Interna de Preveno de Acidentes - livros de atas	Indeterminado		Item 5.40 Port. MTb n3.214/78
- COFINS - Contribuio Financiamento da Seguridade Social (inclusive DARF)	5 anos	Data do recolhimento	Par. 2, art. 10, Lei Compl. n70/91
- Comprovante de entrega GPS (Guia da Previdncia Social) ao sindicato profissional	10 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte	Art.32 e 45 lei 8.212/91
- Comprovante de pagamento de benefcios reembolsados pelo INSS	10 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte ou data de anulao da constituio do crdito anteriormente efetuado	Art.32 e 45 lei 8.212/91
- Comunicao do Aviso Prvio	5 anos	Retroativo data de extino do contrato de trabalho	Inciso XXIX.art.7 CF, art. 11CLT
- Contrato de trabalho	Indeterminado
- DARFs - PIS (Programa de Integrao Social)	10 anos	Data do recolhimento	Art.3, 10 Dec-lei n 2052/83
- Depsitos do FGTS	30 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte ou data de anulao da constituio do crdito anteriormente efetuado	Art23, Par. 5, Lei 8.036 de 11 de Maio de 1990.
- Documento das entidades isentas de contribuies previdencirias (Livro Razo, balano patrimonial e demonstrativo de resultado do exerccio etc.) Livro Dirio	10 anos Indeterminado	Primeiro dia do exerccio seguinte	Art. 209 e 210 do Decreto n3.048/99
- Ficha de Acidente de Trabalho e Formulrio Resumo Estatstico Anual	3 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte	Item 13 Port.MTb n 3214/78
- FINSOCIAL - Fundo de Investimento Social	10 anos	Data do recolhimento	Art 31 e 44 Dec. n 92698/86
- Folha de pagamento	10 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte	Art 32 e 45 lei 8.212/91
- GFIP - Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Servio e Informaes Previdncia Social	30 anos	Retroativo data de extino do contrato de trabalho	Item 11 sa Resoluo INSS n 19/2000
- GPS (Guia da previdncia Social) - original	10 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte	Itens 2 e 3 do Manual de Preenchimento da GPS
- GRCS - Guia de Recolhimento da Contribuio Sindical	5 anos		Art. 173 c/c Art. 150 Cdigo Tributrio Nacional
- GRE - Guia de Recolhimento do FGTS	30 anos	Prximo processo eleitoral	Art 23 Par. 5 Lei 8036 de 11 de Maio de 1990
- Histrico clnico	20 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte	Item 7.4.5 Port.SSST n 24/94
- Lanamentos contbeis de contribuies previdencirias Livro Dirio Livro Razo	10 anos Indeterminado	1 dia do exerccio seguinte ou data de anulao da constituio do crdito anteriormente efetuado	Art 32 e 45 lei 8.212/91
- Livro "Registro de Segurana"	Exist. do equipamento		Item 9.3.8.1 Port.SSST m25/94
- Livro de Inspeo do Trabalho	Indeterminado
- Livros ou fichas de Registro de Empregado	Indeterminado
- Livros, carto ou fichas de ponto	5 anos	Retroativo data da extino do contrato de trabalho	Inciso XXIX,art.7 CF,art art.11 CLT
- Mapa de avaliao dos acidentes do Trabalho (SESMT)	5 anos	Data do comprovante de entrega	Item 4.12 Port. MTb n 3214/78
- PIS-Programa Integrao Social - PASEP - Progr.Formao Patrim. Serv. Pblico	10 anos	Data de recolhimento	Art. 3 e 10 Dec.-lein2052/83
- PPP- Perfil Profissiogrfico Previdencirio	30 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte
- RAIS - Relao Anual de Informaes Sociais	10 anos	Data de entrega	Art. 3 e 10 Dec.-lei n 2052/83
- RE - Relao de Empregado do FGTS	30 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte	Art. 23 Par.5 Lei n 8036/1990
- Recibo de entrega do formulrio Declarao de Instalao	Indeterminado		Portaria SSST n 04/95
- Recibo de entrega do vale-transporte	5 anos	Retroativo data da extino do contrato de trabalho	Inciso XXIX,art 7 CF,art. 11 CLT
- Recibo de pagamento de salrio	10 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte	Inciso XXIX,art 7 CF,art. 11 CLT
- Recibos de pagamento de frias	10 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte	Inciso XXIX,art 7 CF,art. 11 CLT
- Recibos de pagamento do 13 salrio	10 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte	Inciso XXIX,art 7 CF,art. 11 CLT
- Recolhimentos previdencirios do contribuinte individual	Indeterminado		Item 9.3.8.1 Port. SSST n 25/94
- Registro PPRA (Programa de Preveno de Riscos Ambientais)	20 anos	Planejamento anual seguinte	Art.23 Par. 5 Lein 8036
- RFP - Guia de Recolhimento Rescisrio do FGTS e Informaes Previdncia Social	30 anos	Data do recolhimento	Item 3 da Resoluo INSS n 637/98
- Salrio-educao - documentos relacionados ao benefcio	10 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte	Art. 7 IN n 1/97
- Salrio-famila - documentos relacionados ao benefcio	10 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte	Par. 1 Art. 84 Dec. 3048/99
- SEFIP - Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informaes Previdencia Social	30 anos	1 dia do exerccio seguinte ou data de anulao da cinstituip do crdito anteriormente efetuado	Item 11 da Resoluo INSS n 19/2000
- Seguro Desemprego - Comunicado de Dispensa	5 anos	Data da extino do contrato de trabalho	Par.nico Art. 5 Resol. 71/94
- Termo de Resciso do Contrato de Trabalho	5 anos	Data da extino do contrato de trabalho	Inciso XXIX,art.7 CF, art. 11 CLT

Federal Comercial Fiscal
Tipos de Documentos	Prazo de Guarda pela Empresa	nicio da Contagem	Amparo Legal
- Arquivo em meio magntico (sistema de processamento de dados para registrar negcios e atividades econmicas, escriturar livros ou elaborar documentos)	5 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte	Art. 7 IN SRF n 68/95
- Auditores independentes (documentos, relatrios, pareceres etc)	5 anos	Data da emisso de seu parecer	Resoluo
- Compensao mercantil	20 anos		Art. 10 Cd. Coml.Brasileiro
- Comprov. dedues I. Renda (desp. e receitas de projetos culturais, obras audivisuais. etc.)	5 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte ou data de anulao da constituio do crdito anteriormente efetuado	Art.10 IN SE/MINC/SRF n 1/95
- Comprovantes da Escriturao (Notas Fiscais e recibos)	5 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte ou data de anulao da constituio do crdito anteriormente efetuado	Art. 37 Lei 9430/96, inciso III art. 45 Lei 8981/95 e art. 173 CTN
- Contrato de Seguros - informao de valores	20 anos	Trmino da vigncia	Resolio CFC n872/2000
- Contratos de seguros de bens - documentos originais	5 anos	Trmino vig. ou prazo prescricional, o que for maior	Resoluo CFC n 872/2000
- Contratos de seguros pessoas - documentos originais	20 anos	Trmino da vigncia	Resoluo CFC n 872/2000
- Contratos Previdencirios Privados	20 anos	Trmino da vigncia	Art. 3 ao 7 Circ. SUSEP 74/99
- DECORE - Declarao Comprobatria de Percepo de Rendimentos	5 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte	Resoluo CFC n 872/2000.
- DIPJ - Declarao Integrada de Informaes Econmico-Fiscal - Pessoa Jurdica	5 anos	Primeiro dia do exercicio seguinte	MIPJ, IN SRF n 28/2000
- DIRF - Declarao de imposto de Renda Retido na Fonte	5 anos	Data da entraga SRF	Art. 25 da IN SRF 146/99
- Extino das debntures	5 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte	Art. 74 da Lei 6.404/76
- Imposto de Renda - documentos relativos declarao (geral)	5 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte	Art. 174 do Cd. Trib. Nacional
- Imposto sobre Produtos Industrializados (pessoa jurdica) - comprovantes de escriturao	5 anos	Ocorrncia fato gerador 1 dia exerc. seguinte ou data anulao.constituio crdito anteriormente efetuado	Art. 116,421, DEC. n 2637/98 c/c art. 37 Lei n 9430/96
- Livros obrigatrios de escriturao fiscal e comercial Livro Dirio Livro Razo	5 anos Indeterminado 10 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte ou data de anulao da constituio do crdito anteriormente efetuado	Art. 174,195 do Cd. Tributrio Nacional
- Novao mercantil	20 anos
- Pagamentos mercantis	20 anos
- S\A - Ttulos ou contratos de investimentos coletivos	8 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte
- Ttulos de capitalizao - documentos originais	20 anos	Trmino da vigncia ou resgate, o que for maior
- Ttulos de capitalizao - informaes de valores	20 anos	Trminno da vigncia

Estadual Fiscal
Tipos de Documentos	Prazo de Guarda pela Empresa	nicio da Contagem	Amparo Legal
- Bilhete de Passagem Arquivrio	5 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte	Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89.
- Bilhete de Passagem e Nota Bagagem	5 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte	Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89.
- Bilhete de Passagem Ferrovirio	5 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte	Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89.
- Bilhete de Passagem Rodovirio	5 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte	Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89.
- Carn de recolhimento - ME e EPP anterior regime de estimativa	5 anos	Art. 193 do RICMS	Art. 193 do RICMS
- Conhecimento de Transporte Aqutico de Gargas	5 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte	Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89.
- Conhecimento de Transporte Ferrovirio de Cargas	5 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte	Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89.
- Conhecimento de Transporte Rodovirio de Cargas	5 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte	Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89.
- Cupon Fiscal emitido por ECF	5 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte	Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89.
- Despacho de Transporte	5 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte	Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89.
- Documentos fiscais e formulrios no emitidos - Desenquad. ME/ EPP	5 anos	Art. 193 do RICMS	Art. 193 do RICMS
- Livro de Movimento de Combustveis	5 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte	Art. 221 do RICMS
- Livro de Registro de Entradas	5 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte	Art. 221 do RICMS
- Livro de Registro de Sadas	5 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte	Art. 221 do RICMS
- Livro de Registros de Apurao do ICMS	5 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte	Art. 221 do RICMS
- Livro de Registros de Apurao do IPI	5 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte	Art. 221 do RICMS
- Livro de Registros de Controle da Produo e do Estoque	5 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte	Art. 221 do RICMS
- Livro de Registros de Impresso de Documentos Fiscais	5 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte	Art. 221 do RICMS
- Livro de Registros de Inventrio	5 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte	Art. 221 do RICMS
- Livro de Registros de Selo Especial de Controle	5 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte	Art. 221 do RICMS
- Livro de Registros de Utilizaes de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrncias	5 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte	Art. 221 do RICMS
- Manifesto de Carga	5 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte	Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89.
- Nota Fiscal de Servios de Comunicao	5 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte	Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89.
- Nota Fiscal de Servios de Telecomunicao	5 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte	Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89.
- Nota Fiscal de Servios de Transporte	5 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte	Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89.
- Nota Fiscal de Venda a Consumidor	5 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte	Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89.
- Nota Fiscal, modelos 1 ou 1-A	5 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte	Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89.
- Nota Fiscal/Conta de energia eltrica	5 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte	Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89.
- Ordem de Coleta de Cargas	5 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte	Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89.
- Resumo de Movimento Dirio	5 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte	Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89.

Municipal Comercial Fiscal
Tipos de Documentos	Prazo de Guarda pela Empresa	nicio da Contagem	Amparo Legal
- Documentos em geral	5 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte	Art. 174 do Cd. Trib. Nacional
- Livro de Registro de Impresso de Documentos Fiscais	5 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte	Art. 174 do Cd. Trib. Nacional
- Livro de Registro de Movimento Dirio de ingressos em Diverses Pblicas	5 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte	Art. 174 do Cd. Trib. Nacional
- Livro de Registro de Notas Fiscais de Servios Prestados	5 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte	Art. 174 do Cd. Trib. Nacional
- Livro de Registro de Notas Fiscais-Faturas de Servios Prestados a Terceiros	5 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte	Art. 174 do Cd. Trib. Nacional
- Impressos Fiscais e Termos de Ocorrncias	5 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte	Art. 174 do Cd. Trib. Nacional
- Nota Fiscal - Fatura de Servio	5 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte	Art. 174 do Cd. Trib. Nacional
- Nota Fiscal de Servio	5 anos	Primeiro dia do exerccio seguinte	Art. 174 do Cd. Trib. Nacional

Livros Fiscais Prazo de Conservao

As empresas num modo geral indstria, comrcio e prestadoras de servios devem conservar seus livros fiscais durante 5 (anos), contados a partir do fato gerador, tanto para o ICMS, IPI, ISS, etc. p.ex.: nota fiscal emitida em 01.02.97, o crdito do imposto (ICMS/IPI) ter a sua prescrio em 01.01.2002. Ocorre que, por uma interpretao equivocada da lei, as empresas podem estar destruindo documentaes sem observar as regras de outros tributos.

Por exemplo, o imposto sobre a renda (IR) prev tratamento especial para conservao de documentos relacionados toda atividade praticada, incluindo neste caso a prpria documentao do ICMS e do IPI. O CTN/66, em seu art. 173, inciso I, ao prever que a Fazenda Pblica tem o direito de constituir o crdito tributrio, ou seja, exigir o tributo administrativamente, at 5 anos do primeiro dia do exerccio quele em que o lanamento poderia ter sido efetuado, acaba criando uma forma diferente de contar o perodo necessrio para a guarda dos documentos. O fato gerador do imposto de renda pessoa jurdica ocorre com a entrega da declarao DIPJ no exerccio seguinte aos fatos registrados (ano-base). Sendo assim, teramos uma contagem totalmente alargada para fins de conservao de documentos utilizados para registro dos fatos administrativos e contbeis.

Ano do registro dos fatos administrativos e contbeis	1996
Ano da entrega da declarao do imposto de renda	1997
Incio da prescrio (CTN/66, art. 173, inciso I)	1998
(+) 5 anos para ocorrncia da prescrio (1998 + 5)	2003
Prazo necessrio para guarda dos documentos (1996 2003)	7 anos
Prazo para guarda dos documentos relativos aos impostos ICMS/IPI	5 anos

Esse entendimento foi ratificado pela Lei n. 9.430/96, art. 37. Ressalta-se que, o extinto livro de compras", exigido pelo imposto de renda, foi substitudo pelo livro "registro de entradas modelos 1 e 1-A" , utilizados para os impostos ICMS e IPI. Sendo assim, os livros, que a princpio, estariam condicionados ao prazo de 5 anos (RICMS/00, arts. 202 e 230) para prescrio, passam a ter como prazo prescricional o prazo de 7 anos conforme o quadro acima.